前回の記事では「京都市デジタル化推進プロジェクト」の補助金活用についてご紹介しましたが、今回は「AI活用編」として、具体的な業務効率化の事例をご紹介します。
表計算ソフトは業務の要ですが、以下のようなお悩みはありませんか？
- 「新しいプロジェクトの管理表、どんな項目が必要か考えるのが面倒」
- 「データの集計や分析をしたいけれど、どの関数を使えばいいかわからない」
- 「見やすい表やグラフを作るのに時間がかかる」
こうした手間を一気に解消してくれるのが、Googleスプレッドシートに搭載されたAI機能「Gemini」です。スプレッドシート上で直接AIに「相談」できる、その画期的な機能をわかりやすく解説します。
AI相談機能で「表の骨組み」を一瞬で作成
Geminiの「AI相談機能」を使えば、ゼロから表を作成する手間が劇的に減ります。
例えば、「新しいプロジェクトのタスク管理表を作成して」と指示するだけ。
AIが自動的に、「タスク名」「担当者」「開始日」「期限」「ステータス」といった適切な項目を推測し、表の骨組みと入力用の画面を生成してくれます。
あなたは、必要な項目を微調整するだけで、すぐに業務を開始できます。これまで、表のレイアウトを考えるのに費やしていた時間を、実際の作業に充てることができます。
既にあるデータをAIが「自動分析・グラフ化」
既に入力されたデータがある場合、Geminiはそのデータを解釈し、分析や可視化をサポートしてくれます。
「この売上データの傾向を教えて」と指示すると、AIがデータを分析し、「週末に売上が伸びる傾向がある」「この商品が最も売れている」といった解釈をテキストで提案します。
さらに、「曜日ごとの売上傾向をグラフで示して」と指示すれば、AIが最適なグラフ（棒グラフ、折れ線グラフなど）を作成し、挿入を提案します。関数の設定やグラフの種類を選ぶ手間がありません。
AIが「見やすいレイアウト」を提案
表は見やすさが命です。Geminiは、表の見栄えを良くするための提案もしてくれます。
表を選択し、「見やすく整形して」と指示すると、AIが列幅の調整、色分け、条件付き書式などを提案します。瞬時に、見栄えが良く、読みやすい表に整形されます。
中小企業での活用シーン
中小企業でよくあるシーンでの具体的な活用例をご紹介します。
- 売上管理: 「今月の商品別売上傾向を教えて」と指示し、即座に分析。
- 在庫管理: 「在庫が少ない商品をリスト化して」と指示し、アラート用の表を作成。
- シフト作成: 「シフト表を作成して」と指示し、従業員名と日付が入った表を作成。
- アンケート集計: 「自由回答から満足度が高い意見と低い意見を抽出して」と指示。
まとめ：AIを「優秀なアシスタント」として迎える
Geminiの「AI相談機能」は、スプレッドシートの操作に自信がない方でも、簡単に高度な表作成やデータ分析を行えるようにします。
AIを「優秀なアシスタント」として使いこなすことで、手間を減らし、データに基づいた迅速な意思決定が可能になります。まずは「相談」から始めて、業務の効率化を実感してみましょう。